Цикл менеджмента

Всю многообразную деятельность по управлению организацией  можно представить в виде процесса выполнения ограниченного числа функций.

Функция – объективная составляющая управления, часть управления как целого, проявления которой  становятся условием проявления этого целого.

Ключевыми функциями являются:

1)   Планирование,

2)   Организация,

3)   Мотивация,

4)   Контроль.

Иногда указывается большее число, но любые иные виды управленческой деятельности работают на эти взаимосвязанные  функции.

Планирование – стадия управленческого процесса, на которой определяются цели деятельности и необходимые для этого средства, а также действия. Планированием прокладывается курс, по которому организация будет идти, чтобы достичь цели.

Организация. Эта функция нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Она предполагает формирование структуры организации или определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, и также обеспечение всем необходимым для нормальной работы – персоналом, заданиями, оборудованием, денежными средствами и т.д.

Мотивация – процесс побуждения работников эффективно трудиться для  достижения личных целей и целей организации (материальное и моральное стимулирование).

Контроль – управленческая деятельность, заключающаяся в проверке и сопоставлении фактических результатов заданным. Эта функция  осуществляется через наблюдение, проверку всех сторон деятельности, учет и анализ. По данным контроля корректируются ранее принятые решения.

Функции находятся в определенном круговороте и составляют  замкнутый цикл менеджмента. Ни одно звено из этой  цепи нельзя исключить. Взаимосвязь функций и цикличность  процесса управления проявляется в том, что движение от стадии планирования  к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и мотивацией работающих. Результаты контроля дают импульсы планированию, коррекции всей остальной деятельности.

Опыт показывает, что организации, планирующие свою деятельность, функционируют более успешно, чем те, которые свою деятельность не планируют.

Большинство крупных российских предприятий имеют длительный опыт социалистического планирования. Практика социалистического планирования имела негативные последствия, связанные, прежде всего, с ограничением свободы действий. Перестроечные реформы последних десятилетий открыли путь к экономической свободе предприятий. В результате, почувствовав дух свободы, многие частично или даже полностью отказались от планов, освободившись от «оков».

Но многие организации не смогли удержаться на плаву, одни из них уже не функционируют, некоторые находятся в состоянии неплатежеспособности. Всё это – результат отсутствия квалифицированного планирования.

Увеличивающаяся конкуренция, некоторая финансовая стабилизация, появление новых рынков (в т.ч. финансовых),  ведут к тому, что предприятия вынуждены разрабатывать конкурентные стратегии и планы.   

Планирование – это систематическая подготовка принятия решения о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в ожидаемых условиях.

Противоположностью планирования является импровизация, спонтанность.

Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность  планирования зависит от точности фактических показателей прошлого. Они базируются  на достоверной информации о рынке и о деятельности предприятия (а это – бухгалтерская отчетность и обширная статистическая база о деятельности конкурентов, важные данные о рынке, об инфляции  и т.д.). Решения, которые принято относить к плановым, могут быть связаны с постановкой целей и задач, разработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде.

Различают

l  стратегическое (перспективное) и

l  тактическое (текущее, оперативное) планирование.

 

Стратегическое (перспективное) планирование

Термин «стратегия» пришел в менеджмент из военной области и означает общий характер борьбы с целью достижения победы.

Стратегия – это детальный всесторонний комплексный план с оптимальным набором правил и приемов, которыми руководствуется организация при реализации миссии, достижении глобальных и локальных действий фирмы.

Миссия компании определяет ее статус, декларирует принципы ее функционирования, действительные намерения ее руководителей. Это наиболее общая цель организации, выражающая причину ее существования. Она выражает устремленность организации в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными.

Миссия

Ø  является основой для всех плановых решений фирмы;

Ø  помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении;

Ø  обеспечивает понимание и поддержку среди внешних участников организации (социального окружения).

Цели, в отличие от миссии, выражают отдельные конкретные направления деятельности. Выделяют несколько ключевых пространств, в рамках которых организация определяет свои цели:

Ø  положение на рынке;

Ø  производственные мощности организации;

Ø  инновации (производство новых товаров, применение новых технологий, внедрение на новые рынки, использование новых способов организации производства);

Ø  производительность;

Ø  ресурсы;

Ø  персонал (человеческие ресурсы);

Ø  социальная ответственность.

Основная задача при стратегическом планировании – адаптация организации к внешней среде.

При анализе внешней среды прежде всего обращают внимание на изменения, которые могут оказать влияние на деятельность организации (с одной стороны – порождать серьезную опасность для деятельности организации, а с другой – открывать дополнительные возможности для нее). Здесь рассматриваются экономические, технологические, рыночные, социальные, политические факторы. Этот анализ позволяет оценить, обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться данными ей возможностями.

Анализ основан на управленческом обследовании следующих функциональных зон:

-         маркетинг;

-         финансы (бухгалтерский учет);

-         производство;

-         персонал;

-         организационная культура и имидж организации.

 

Тактическое (текущее  или  оперативное) планирование

Стратегия фирмы реализуется  также в тактическом планировании. Краткосрочные планы организации, разработанные на базе стратегических планов, - это тактика организации, отражающая краткосрочные цели, согласованные с долгосрочными.

Как правило, тактика разрабатывается  менеджерами среднего звена.

Оперативный план дает характеристику деятельности фирмы в условиях конкуренции, отражает ее поведение на рынке, предусматривает меры по выпуску продуктов и прибыльности хозяйственных операций, устанавливает рамки для разработки системы стимулирования труда.

В оперативном плане не только конкретизируются цели и задачи, но и четко фиксируется как будут решены поставленные задачи и кто конкретно за это ответственен. В его содержание входят:

-         корпоративная стратегия;

-         установление финансовых целей, отражаемых в структуре баланса и финансового отчета;

-         стратегические цели;

-         детальный план действий;

-         бюджет;

-         план развития человеческих ресурсов.

Составной частью оперативного планирования являются:

·        бизнес-план,

·        финансовый план,

·        план по маркетингу,

·        план производства,

·        план закупок.

В оперативные планы подразделений включают оценку состояния бизнеса, ключевые финансовые задачи, стратегию подразделения, требования поддержки от других подразделений, план мероприятий.

Формы планов зависят:

Ø  от организационной структуры (планы отделов, цехов, служб, дочерних предприятий);

Ø  от направлений деятельности фирмы (производственные, маркетинговые, финансовые,                          кадровые).

        Мотивация – процесс побуждения людей к достижению личных целей и целей организации. Трудовая мотивация – это побуждение к труду, определяющее отношение к труду и рабочее поведение работника.   Потребности – это важнейшие предпосылки мотивации. В основе мотивации труда лежат не только наиболее значимые для работника потребности, но и то, в какой степени работник имеет возможность их удовлетворять, работая в данной компании, какие перспективы их удовлетворения он видит в будущем.

Если говорить совсем просто о проблеме трудовой мотивации, то это то, в какой степени работник стремится работать хорошо, стремится к высокой самоотдаче. Это состояние души. Лежит у человека душа к тому, чтобы хорошо, добросовестно работать в данной компании или нет. А это зависит от того, в какой мере, работая здесь, он удовлетворяет наиболее значимые для него потребности (благосостояние, самоуважение, возможности самореализации).

Трудовая мотивация – это процесс стимулирования отдельного исполнителя или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации,  к продуктивному выполнению  принятых решений или намеченных работ.

При рассмотрении мотивации следует сосредоточиться на факторах, которые заставляют человека действовать и усиливают его действия. Основные из них: потребности, интересы, мотивы и стимулы.

Выделяют первичные и вторичные потребности. Первичные по своей природе являются  физиологическими: человек не может обойтись без еды, воды, одежды, жилища, отдыха. Вторичные вырабатываются в ходе познания и приобретения жизненного опыта, то есть являются психологическими. Это потребность в привязанности, в признании, в успехе, в уважении.

Потребности можно удовлетворять вознаграждением, дав человеку то, что он считает для себя ценным. Но в понятие «ценность» разные люди вкладывают неодинаковый смысл, а следовательно, различаются их оценки вознаграждения.

«Внутреннее» вознаграждение человек получает от работы, ощущая значимость своего труда, испытывая чувства к определенному коллективу, удовлетворение от общения, от дружеских отношений  с коллегами.

«Внешнее» вознаграждение – это зарплата, премии, продвижение по службе, символы служебного статуса и престижа (отдельный кабинет, машина с водителем и т. п.).

Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации. Организация – это процесс объединения людей и средств для достижения общеорганизационных целей. Процесс организации структурирует работу и формирует рабочие группы и подразделения, исходя из размеров фирмы, ее технологии и персонала. В процессе выполнения функции организации руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегирует отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации и, затем, координирует их деятельность. Одним из показателей высокой организации управления является возможность быстрой адаптации предприятия к изменению факторов внешней среды.

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей, определенных в процессе планирования. Основными задачами функции организация являются:

• формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных;

• установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;

• обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Для качественного исполнения функции организации необходимо выполнить следующие этапы:

1. Формирование организационной структуры управления. При этом важно учитывать следующие факторы: этап жизненного цикла фирмы, применяемые технологии, поставленные цели, размер организации, влияние внешней среды. С учетом этих факторов происходит выделение подразделений, определяются задачи, функции и количественный состав каждого подразделения.

2. Установление между подразделениями и сотрудниками соподчиненности и взаимосвязей. На этом этапе применяются в основном методы организационной подгруппы, посредством которых разрабатываются положения о подразделениях и должностные инструкции, в которых конкретизируется область деятельности каждого звена предприятия, определяются права и ответственность. Качество исполнения данного этапа во многом в будущем предотвращает необходимость применения административных воздействий.

3. Распорядительство. На этом этапе необходимо довести до исполнителей разработанные на предыдущем этапе распорядительные документы.

При реализации функции организации необходимо соблюдать следующие принципы:

• Единство цели, т.е. цели и задачи различных подразделений и сотрудников организации не должны входить в противоречие с общими целями организации;

• Подчинение целям предприятия, определенным в процессе планирования;

• Разделение труда, т.е. поручение различных задач сотрудникам;

• Координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, т.е. каждый член подразделения должен знать личные задачи, сроки выполнения задания и кому он подчиняется и перед кем несет ответственность (единоначалие);

• Соблюдение требований норм управляемости.

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития организации. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.

Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

В самом общем виде контроль означает процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативное влияние, либо усилить действие, если результаты позитивные.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие критерии: эффективность контроля, экономичность контроля, выполнение задач контроля, определение границ контроля, своевременность и гибкость контроля.

Объектом контроля выступают предприятия организации. Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации, или ее элементы. Контролируются производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств. Осуществляют технический и технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, отделы технического контроля, государственные органы.

Главные инструменты выполнения функции контроля - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.